Polskie zaświadczenie o niekaralności za granicą – trzy osoby, trzy procedury

Pani Karolina rozpoczyna pracę z dziećmi we Francji. Pani Gintarė ubiega się o obywatelstwo portugalskie, a Pan Santiago przygotowuje dokumenty potrzebne do przeprowadzki do Hiszpanii. Każde z nich musi przedstawić za granicą polskie zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Punkt wyjścia jest podobny, ale kolejne kroki wyglądają inaczej: Pani Karolina może skorzystać z unijnych ułatwień, natomiast Pani Gintarė i Pan Santiago muszą uzyskać apostille oraz tłumaczenie. Skąd biorą się te różnice?

Więcej o tym, czym jest zaświadczenie z KRK, co zawiera, jak je uzyskać i kiedy może być potrzebne, przeczytasz we wpisie: Krajowy Rejestr Karny – co zawiera i kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niekaralności?.

Apostille, tłumaczenie i unijne ułatwienia – co oznaczają te pojęcia?

Przy przedstawianiu polskiego dokumentu za granicą odbiorca może wymagać potwierdzenia jego autentyczności. Temu służy apostille – klauzula potwierdzająca urzędowy charakter dokumentu oraz podpis lub pieczęć. Nie tłumaczy jego treści, lecz ułatwia uznanie go w państwach stosujących konwencję haską.

Jednak nie każde zaświadczenie używane w UE wymaga apostille. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/1191, obejmującym m.in. dokument informujący o braku wpisu w rejestrze karnym (zaświadczenie o niekaralności) wydany obywatelowi UE przez jego własne państwo, taki dokument „zwalnia się z wszelkich form legalizacji i podobnej czynności”, w tym apostille. Zatem Polak przedstawiający polskie zaświadczenie z KRK organowi publicznemu w innym kraju UE może skorzystać z uproszczenia.

Osobną czynnością jest tłumaczenie, dzięki któremu odbiorca poznaje treść dokumentu. Jeżeli wymagany jest przekład urzędowy, najczęściej wykonuje go tłumacz przysięgły.

Przypadek 1: Pani Karolina podejmuje pracę z dziećmi we Francji

Pani Karolina podejmuje pracę w publicznej placówce edukacyjno-opiekuńczej we Francji i przedstawia zaświadczenie właściwemu francuskiemu organowi publicznemu prowadzącemu procedurę zatrudnienia. Jest obywatelką Polski, a polski dokument przedstawi w innym państwie UE. Spełnia zatem warunki rozporządzenia i nie potrzebuje apostille.

Ponadto Pani Karolina może poprosić o francuski wielojęzyczny standardowy formularz przedstawiający najważniejsze dane w języku odbiorcy. Jak wyjaśnia Ministerstwo Sprawiedliwości, jest to jedynie pomoc w tłumaczeniu. Formularz nie zastępuje zaświadczenia, więc oba dokumenty składa się razem.

Jeżeli francuski organ publiczny uzna informacje zawarte w formularzu za wystarczające, nie powinien żądać tłumaczenia zaświadczenia. Jeśli jednak formularz nie pozwoli mu w pełni ustalić treści dokumentu, tłumaczenie może być potrzebne. Ułatwienia wynikające z rozporządzenia, w tym zwolnienie z apostille, dotyczą przedstawiania dokumentów organom publicznym. Nie muszą zatem obejmować prywatnego pracodawcy, który może określić własne wymagania dotyczące apostille i tłumaczenia. W razie potrzeby pomoże tłumacz przysięgły języka francuskiego.

Przypadek 2: Pani Gintarė ubiega się o obywatelstwo w Portugalii

Pani Gintarė jest Litwinką, która mieszkała w Polsce, a następnie przeniosła się do Portugalii. Ubiegając się o portugalskie obywatelstwo, ma przedstawić polskie zaświadczenie z KRK z apostille i tłumaczeniem.

Dlaczego nie korzysta z uproszczenia? Dokument wydaje obywatelce Litwy Polska, a nie państwo jej obywatelstwa. Zwolnienie z rozporządzenia 2016/1191 nie ma więc zastosowania. Apostille nie jest przez to obowiązkowa w każdej podobnej sprawie – jej konieczność zależy od przepisów danego postępowania i wymagań odbiorcy. Tutaj wymaga jej urząd portugalski.

Ponieważ Pani Gintarė jest obywatelką Litwy, polski Krajowy Rejestr Karny musi wystąpić także do rejestru litewskiego. Nie można zrezygnować z tej weryfikacji, a otrzymana odpowiedź zostanie dołączona do polskiego dokumentu. Litwa ma na odpowiedź do 20 dni roboczych, dlatego procedura może potrwać dłużej. Zasadę tę wyjaśnia Ministerstwo Sprawiedliwości.

Po otrzymaniu informacji z obu rejestrów Pani Gintarė musi uzyskać apostille na polskiej informacji z KRK, a cały komplet przetłumaczy tłumacz przysięgły języka portugalskiego.

Pan Santiago jest Kolumbijczykiem, który w Europie mieszkał wyłącznie w Polsce. Po otrzymaniu oferty pracy w Hiszpanii tamtejszy organ poprosił go o polskie zaświadczenie z KRK.

Pan Santiago nie jest obywatelem UE, dlatego uproszczenia z rozporządzenia 2016/1191 nie obejmują jego dokumentu. Zgodnie z wymaganiami hiszpańskiego odbiorcy informacja z polskiego KRK musi zostać opatrzona apostille i przetłumaczona na język hiszpański.

Ponieważ Pan Santiago jest obywatelem państwa spoza UE, polski KRK nie występuje do rejestru państwa jego obywatelstwa. Ponadto, jako że w Europie mieszkał wyłącznie w Polsce, a hiszpański odbiorca wymaga jedynie polskiego zaświadczenia, nie musi uzyskiwać dokumentów z kolejnych państw europejskich.

Pan Santiago uzyskuje papierową informację z KRK i apostille, a komplet przekazuje do tłumaczenia na język hiszpański. W zależności od wymagań hiszpańskiego odbiorcy może być potrzebne tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego uprawnionego w Hiszpanii.

Jak przygotować zaświadczenie z KRK do użycia za granicą?

Nie istnieje jedna procedura dla każdego klienta. Znaczenie mają obywatelstwo, państwo wydania, kraj przeznaczenia i wymagania odbiorcy.

Przed rozpoczęciem procedury warto zapytać odbiorcę o wymaganą aktualność dokumentu, jego formę, apostille i rodzaj tłumaczenia.

Podane terminy są orientacyjne. Jeżeli informacja z Krajowego Rejestru Karnego zawiera wpisy lub urząd musi przeprowadzić dodatkową weryfikację danych, czas wydania dokumentu może się wydłużyć.

Jeżeli trzeba połączyć uzyskanie zaświadczenia o niekaralności, apostille i tłumaczenie, biuro tłumaczeń MT może zaplanować wszystkie te etapy i przygotować komplet dokumentów zgodnie z wymaganiami odbiorcy.

Opisane historie są przykładami. Szczegółowe wymagania należy każdorazowo potwierdzić w instytucji, która będzie przyjmowała dokument.