Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego może być potrzebne m.in. przy podejmowaniu określonej pracy, ubieganiu się o niektóre licencje, zezwolenia lub uprawnienia, a także przy załatwianiu formalności za granicą. Choć dokument jest powszechnie nazywany „zaświadczeniem o niekaralności”, sam Krajowy Rejestr Karny obejmuje znacznie szerszy zakres informacji niż tylko potwierdzenie, czy dana osoba była skazana.
Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest Krajowy Rejestr Karny, jakie informacje zawiera, jak można otrzymać zaświadczenie oraz na co zwrócić uwagę przed wykorzystaniem go w Polsce lub za granicą.
Spis treści:
Czym jest Krajowy Rejestr Karny?
Krajowy Rejestr Karny, w skrócie KRK, to państwowy rejestr, który gromadzi informacje dotyczące między innymi osób prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, a także szeregu innych sytuacji określonych w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym.
W praktyce osoby prywatne najczęściej spotykają się z KRK wtedy, gdy potrzebują dokumentu potwierdzającego informacje znajdujące się w rejestrze. Potocznie dokument taki określany jest jako zaświadczenie o niekaralności, choć formalnie jest to informacja z Krajowego Rejestru Karnego.
Zaświadczenie przedstawia stan prawny na dzień jego wydania. Nie można więc otrzymać dokumentu z KRK wystawionego z datą wsteczną.
Jeżeli potrzebujesz dokumentu i nie chcesz samodzielnie zajmować się formalnościami, możesz skorzystać z usługi uzyskania zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego przez pełnomocnika.
Jakie informacje znajdują się w KRK?
Zakres danych gromadzonych przez Krajowy Rejestr Karny jest szerszy, niż może sugerować potoczne określenie „rejestr osób karanych”.
W KRK gromadzone są między innymi dane dotyczące osób:
- prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,
- wobec których prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne,
- będących obywatelami polskimi i prawomocnie skazanych przez sądy państw obcych,
- poszukiwanych listem gończym,
- tymczasowo aresztowanych,
- określonych kategorii nieletnich,
- osób objętych innymi sytuacjami wskazanymi w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym
Rejestr zawiera także informacje dotyczące podmiotów zbiorowych. Można więc uzyskać informację z KRK nie tylko o osobie fizycznej, lecz także o podmiocie zbiorowym, np. spółce.
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego?
Konieczność dostarczenia zaświadczenia z KRK może wynikać z przepisów prawa, charakteru wykonywanej działalności albo wymagań konkretnej instytucji.
Dokument może być potrzebny między innymi:
- przy zatrudnieniu na stanowisku, dla którego przepisy wymagają niekaralności,
- przy pracy lub działalności związanej z opieką nad dziećmi i młodzieżą,
- przy ubieganiu się o niektóre licencje, zezwolenia lub uprawnienia,
- w procedurach dotyczących zatrudnienia za granicą,
- przy ubieganiu się o wizę lub zezwolenie pobytowe w innym państwie,
- w postępowaniach prowadzonych przez zagraniczne urzędy, uczelnie lub pracodawców,
- w procedurach związanych z prowadzeniem niektórych rodzajów działalności gospodarczej, np. przy ubieganiu się o określone licencje transportowe.
Nie oznacza to jednak, że każdy pracodawca może dowolnie żądać informacji z KRK. Ministerstwo Sprawiedliwości wskazuje, że pracodawca może wystąpić o taką informację, gdy istnieje konkretny przepis prawa, z którego wynika wymóg niekaralności pracownika.
Przed zamówieniem dokumentu warto więc ustalić, kto go wymaga, w jakim celu oraz jak aktualne powinno być zaświadczenie.
Jak można uzyskać informację z KRK?
Zaświadczenie z KRK można uzyskać na kilka sposobów:
Elektronicznie przez e-KRK
Wniosek składa się online po utworzeniu konta i podpisaniu go profilem zaufanym lub odpowiednim podpisem elektronicznym. Otrzymany dokument ma formę elektroniczną.
Osobiście
Wniosek można złożyć w Biurze Informacyjnym KRK w Warszawie lub w Punkcie Informacyjnym KRK. W standardowych przypadkach dokument jest wydawany od ręki.
Pocztą
Wniosek można przesłać pocztą wraz z potwierdzeniem opłaty. Wydany dokument ma formę papierową i również jest odsyłany pocztą.
Przez pełnomocnika
Formalności może również załatwić upoważniona osoba na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza dla osób, które nie chcą samodzielnie zajmować się procedurą lub przebywają za granicą.
Można też zlecić uzyskanie zaświadczenia z KRK wraz z dalszym przygotowaniem dokumentu do wykorzystania w Polsce lub za granicą agencji takiej jak Biuro Tłumaczeń MT.
Czy zaświadczenie o niekaralności z KRK ma termin ważności?
To jedno z najczęściej pojawiających się pytań dotyczących dokumentów z Krajowego Rejestru Karnego.
Przepisy regulujące działanie KRK nie określają jednego ogólnego terminu ważności zaświadczenia. Kluczowe jest jak aktualny powinien być dokument według konkretnych przepisów lub wymagań instytucji, której ma zostać przedstawiony.
W praktyce jedna instytucja może zaakceptować dokument wystawiony kilka miesięcy wcześniej, podczas gdy inna będzie wymagać znacznie nowszego zaświadczenia.
Dlatego przed złożeniem wniosku warto sprawdzić:
- czy odbiorca wskazuje maksymalny „wiek” dokumentu,
- na jaki dzień informacja powinna być aktualna,
- czy konieczny jest dokument papierowy czy elektroniczny,
- czy zaświadczenie ma być wykorzystane w Polsce czy za granicą.
Nie warto więc zamawiać KRK z dużym wyprzedzeniem, jeśli nie znamy jeszcze wytycznych instytucji, dla której dokument jest przygotowywany.
Czy skazanie znika z KRK po czasie? Jak działa zatarcie skazania?
Wpis dotyczący skazania nie musi pozostawać w Krajowym Rejestrze Karnym bezterminowo. Prawo przewiduje zatarcie skazania, po którym uważa się je za niebyłe, a wpis o nim usuwa się z rejestru.
Nie oznacza to jednak, że każde skazanie znika z KRK po takim samym czasie. Warunki zatarcia zależą między innymi od rodzaju orzeczonej kary, jej wysokości, rodzaju przestępstwa i innych okoliczności określonych w Kodeksie karnym. W pewnych sytuacjach zatarcie następuje z mocy prawa, natomiast przepisy przewidują również szczególne zasady i wyjątki.
Jeżeli skazanie spełnia warunki do zatarcia, wpis jest usuwany z KRK bez konieczności składania osobnego wniosku do Biura Informacyjnego KRK.
Przy ocenie konkretnej sytuacji nie warto jednak kierować się wyłącznie ogólnymi tabelami terminów znalezionymi w internecie. Termin i możliwość zatarcia mogą zależeć od wielu czynników, dlatego w przypadku wątpliwości należy przeanalizować konkretną sytuację na podstawie obowiązujących przepisów.
Zaświadczenie z KRK do wykorzystania za granicą
Jeżeli zaświadczenie z KRK ma być wykorzystane za granicą, samo uzyskanie dokumentu może nie wystarczyć. W zależności od kraju i wymagań konkretnej instytucji potrzebne może być uzyskanie dodatkowego uwierzytelnienia oraz tłumaczenie dokumentu.
Jeżeli państwo jest stroną Konwencji haskiej, co do zasady wystarczające jest uzyskanie apostille w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. W przypadku państw, w których apostille nie ma zastosowania, dokument podlega legalizacji w MSZ, a następnie dodatkowemu uwierzytelnieniu w przedstawicielstwie dyplomatycznym państwa, w którym dokument będzie używany.
Nie każde zaświadczenie z KRK przeznaczone do wykorzystania za granicą wymaga jednak dodatkowego uwierzytelnienia. Jeżeli obywatel Polski przedstawia polskie zaświadczenie potwierdzające brak wpisu w rejestrze karnym organowi innego państwa Unii Europejskiej, obowiązek apostille jest zniesiony na podstawie rozporządzenia UE 2016/1191.
Możliwe jest również uzyskanie wielojęzycznego formularza dołączanego do zaświadczenia z KRK, który może ułatwić przedstawienie dokumentu w innym państwie UE i ograniczyć potrzebę wykonywania osobnego tłumaczenia. Rozwiązanie to dotyczy jednak wyłącznie obywateli Polski. Osoba posiadająca obywatelstwo innego państwa, która uzyskuje zaświadczenie z KRK w Polsce, nie może skorzystać z takiego formularza.
Zawsze rekomendujemy, aby przed zleceniem apostille, legalizacji lub tłumaczenia najpierw zweryfikować wymagania konkretnego urzędu, pracodawcy lub innej instytucji, której dokument ma zostać przedstawiony.
Najczęstsze błędy przy przygotowaniu KRK do użycia za granicą
Przygotowanie zaświadczenia z KRK dla zagranicznej instytucji często obejmuje więcej niż jeden etap. Najczęstsze problemy wynikają nie z samego uzyskania dokumentu, lecz z rozpoczęcia procedury bez wcześniejszego sprawdzenia wytycznych odbiorcy.
Zamówienie zaświadczenia zbyt wcześnie
KRK nie ma jednego ustawowego terminu ważności, ale instytucja odbierająca może wymagać dokumentu wystawionego na przykład nie wcześniej niż określona liczba tygodni lub miesięcy przed jego złożeniem.
Wykonanie tłumaczenia przed ustaleniem całej procedury
W niektórych przypadkach najpierw należy uzyskać apostille lub legalizację dokumentu, a dopiero później przetłumaczyć komplet. W innych procedura może wyglądać inaczej. Właściwą kolejność warto ustalić przed zleceniem tłumaczenia.
Zamówienie niewłaściwej formy dokumentu
Dokument uzyskany przez e-KRK ma postać elektroniczną. Należy pamiętać, że jego wydruk nie jest dokumentem i nie zastępuje papierowej informacji z KRK. Jeżeli zaświadczenie ma zostać poddane dalszemu uwierzytelnieniu lub przedstawione instytucji wymagającej wersji papierowej, warto od początku wybrać odpowiednią formę zaświadczenia.
Kierowanie się wyłącznie wymaganiami kraju
Nie zawsze wystarczy sprawdzić ogólne zasady obowiązujące w danym państwie. Konkretna uczelnia, urząd, pracodawca czy organ imigracyjny może mieć własne wymagania dotyczące aktualności, tłumaczenia i formy dokumentu.
Podsumowanie
Przed uzyskaniem i wykorzystaniem zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego warto sprawdzić kilka podstawowych kwestii:
- Czy wiem, dla jakiej instytucji potrzebuję dokumentu?
- Czy sprawdziłem, jak aktualne powinno być zaświadczenie?
- Czy potrzebuję dokumentu papierowego czy elektronicznego?
- Jeśli potrzebuję zaświadczenia za granicę, czy potrzebna jest apostille lub legalizacja?
- Czy wymagane będzie tłumaczenie przysięgłe?
- Czy znam właściwą kolejność wszystkich formalności?
Samo uzyskanie zaświadczenia z KRK jest zazwyczaj tylko jednym krokiem. W przypadku dokumentów przeznaczonych do wykorzystania za granicą wcześniejsze ustalenie wymagań pozwala uniknąć ponownego zamawiania dokumentów i niepotrzebnych kosztów.
Jeżeli zależy Ci na kompleksowej obsłudze, możesz zlecić uzyskanie zaświadczenia z KRK, a w razie potrzeby również apostille lub legalizację dokumentu oraz tłumaczenie przysięgłe.