Regulamin

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG TŁUMACZENIOWYCH

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady świadczenia usług tłumaczeniowych i pokrewnych przez BTMT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie adres: ul. Nowogrodzka 42 / 40/1, 00-695 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001115777, NIP: 7011213370, REGON: 529130960 („BTMT”).

2. BTMT świadczy na rzecz klientów będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej (osobno „Klient” lub łącznie „Klienci”) (BTMT i Klient mogą być również zwani łącznie „Stronami”) usługi w zakresie obejmującym przede wszystkim tłumaczenia pisemne zwykłe, tłumaczenia pisemne poświadczone, tłumaczenia ustne, korektę językową, weryfikację poprawności tłumaczeń i uwierzytelnianie tłumaczeń. BTMT świadczy również na podstawie odrębnych ustaleń dokonywanych każdorazowo z danym Klientem usługi powiązane z usługami tłumaczeniowymi.
3. Szczegółowe ustalenia dotyczące realizacji każdego tłumaczenia pisemnego lub ustnego (osobno „Zlecenie” lub łącznie „Zlecenia”) będą dokonywane w ramach komunikacji bezpośredniej pomiędzy BTMT a Klientem, przy czym we wszelkich sprawach nieobjętych takimi ustaleniami, zastosowanie znajduje niniejszy Regulamin.
4. Niniejszy Regulamin znajduje zastosowanie do wszystkich Zleceń realizowanych przez BTMT na rzecz Klientów. 
5. Dla uniknięcia wątpliwości, w przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy Regulaminem a ustaleniami dokonanymi pomiędzy BTMT a Klientem w komunikacji bezpośredniej, rozstrzygające będą postanowienia niniejszego Regulaminu.

§2 Składanie i przyjmowanie Zleceń

1. Składanie i przyjmowanie Zleceń w formie elektronicznej odbywa się poprzez wypełnienie formularza wyceny na stronie BTMT lub przesłanie wiadomości mailowej, a następnie potwierdzenie chęci złożenia zamówienia, osobiście lub za pomocą poczty elektronicznej. W tej samej formie BTMT ustala również z Klientem szczegóły Zlecenia, obejmujące w szczególności kombinację językową, tryb (pkt 9 poniżej), cenę i sposób odbioru Zlecenia.
2. W przypadku kolejnego Zlecenia przekazywanego przez danego Klienta, Strony standardowo dokonują ustaleń dotyczących jego realizacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. W przypadku osobistego składania Zlecenia zostanie podpisany dokument potwierdzenia przyjęcia dokumentów do tłumaczenia, który zawiera imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail Klienta, liczbę przyjętych dokumentów, ich nazwy, kombinację językową, cenę, sposób zapłaty, określenie, czy dostarczone dokumenty stanowią kopię czy oryginał, tryb realizacji, termin wykonania oraz numer Zlecenia.
4. W przypadku Zleceń składanych drogą elektroniczną Klient otrzymuje na adres e-mail potwierdzenie przyjęcia Zlecenia przez BTMT. Wiadomość e-mail będzie zawierała informacje dotyczące kombinacji językowej, numer Zlecenia oraz szczegóły dotyczące trybów i wyceny. 
5. BTMT nie zawiera ustnych umów niepotwierdzonych żadną korespondencją (w tym prowadzoną poprzez pocztę elektroniczną) lub oświadczeniem podpisanym przez Klienta. 

5. BTMT nie przyjmuje Zlecenia bez uprzedniego zapoznania się z dokumentami, które Klient przekazuje do tłumaczenia. 
6. W przypadku tłumaczeń poświadczanych za zgodność z oryginałem, Klient jest zobowiązany dostarczyć oryginał osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby trzeciej. Klient odbierze tłumaczenia osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby trzeciej, lub sporządzi oświadczenie upoważniające BTMT do wysłania tłumaczeń przesyłką pocztową lub kurierską.
7. W przypadku stałej współpracy BTMT może zawrzeć z Klientem umowę ramową, a wszelkie ewentualne odstępstwa od niej będą ustalane w ramach korespondencji dotyczącej wykonania poszczególnych Zleceń.
8. Wycena dokumentów jest bezpłatna i możliwa poprzez korespondencję mailową lub osobiście.
9. BTMT realizuje tłumaczenia w czterech trybach. Poniższe terminy realizacji są szacunkowe i dotyczą tłumaczeń liczących nie więcej niż 10 (dziesięć) stron rozliczeniowych oraz wykonywanych tylko w najpopularniejszych kombinacjach językowych:

• tryb zwykły – od 5 do 7 dni roboczych;
• tryb przyspieszony – od 3 do 4 dni roboczych,
• tryb ekspres – 2 dni robocze,
• tryb superekspres – 1 dzień roboczy.

5. W przypadku złożenia Zlecenia poza standardowymi godzinami pracy BTMT (tj. poza przedziałem 09:00 – 17:00 w dni robocze), termin realizacji jest liczony od najbliższego dnia roboczego.
6. BTMT nie wykonuje Zleceń w soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy, chyba że Strony wyraźnie postanowią inaczej.

§3 Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych 

1. Podstawą rozliczenia objętości tłumaczenia pisemnego zwykłego (tj. nieuwierzytelnionego) jest liczba stron rozliczeniowych w dokumencie źródłowym. Strona rozliczeniowa obejmuje 1800 znaków ze spacjami. Objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do pełnej liczby stron rozliczeniowych.
2. Podstawą rozliczenia objętości tłumaczenia pisemnego poświadczonego (uwierzytelnionego) jest liczba stron rozliczeniowych w dokumencie źródłowym. Strona rozliczeniowa obejmuje 1125 znaków wraz ze spacjami. Objętość tłumaczenia jest zaokrąglana do pełnej liczby stron rozliczeniowych. 
3. Liczba znaków jest określana na podstawie odpowiednich funkcji edytora tekstu.
4. W przypadku większej ilości tekstu do przetłumaczenia w trybie superekspres, BTMT może przekazać realizację Zlecenia różnym tłumaczom, co może skutkować niespójnościami terminologicznymi, które nie podlegają procedurze reklamacyjnej opisanej w §7 niniejszego Regulaminu, a odpowiedzialność BTMT za takie niespójności zostaje niniejszym wyraźnie wyłączona.
5. W przypadku tłumaczenia zawierającego rysunki, wykresy, schematy itp., BTMT nie jest zobowiązane do ich odtworzenia, jeżeli nie zostały one dostarczone w formie umożliwiającej edycję, a Klient nie zlecił dodatkowej usługi w tym zakresie.
6. Tłumaczenia poświadczone w formie dokumentów papierowych są wydawane Klientowi przez BTMT tylko w jednym egzemplarzu. W przypadku dodatkowych egzemplarzy Klient jest zobowiązany do zapłaty 50% ceny ustalonej dla pierwszego egzemplarza.  
7. W przypadku przekazania przez Klienta jakichkolwiek wytycznych dotyczących oczekiwanej terminologii, Klient – nie później niż w dacie akceptacji wyceny – dostarczy BTMT dokument z takimi wytycznymi lub przekaże je w treści wiadomości wysłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dopuszczalne jest również przekazanie takich wytycznych w trakcie realizacji Zlecenia, przy czym w takim przypadku BTMT uprawnione będzie do zmiany terminu wykonania Zlecenia według własnego uznania, a Klientowi nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.
8. W przypadku braku wytycznych terminologicznych ze strony Klienta, BTMT zobowiązuje się wykonać tłumaczenie według własnej najlepszej wiedzy i doświadczenia. 
9. BTMT zobowiązuje się przekazać informacje o zakończeniu realizacji Zlecenia za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku nieposiadania lub niekorzystania przez Klienta z adresu e-mail, BTMT ustali z Klientem inny sposób komunikacji. 

10. W przypadku opóźnienia BTMT w realizacji Zlecenia, Klient może ubiegać się o częściowy zwrot ceny ustalonej pomiędzy Stronami za dane Zlecenie, w wysokości nieprzekraczającej 1% (jeden procent) wartości Zlecenia za każdy dzień opóźnienia. 
11. Za dzień wykonania Zlecenia uznaje się dzień (w zależności od przypadku) przesłania przetłumaczonych tekstów pocztą elektroniczną, wysłania wiadomości e-mail z informacją o możliwości osobistego odbioru dokumentów w formie papierowej lub nadania dokumentów w placówce pocztowej lub przekazania ich kurierowi.
12. Autorskie prawa majątkowe do dokumentów przekazanych przez BTMT Klientowi w ramach realizacji Zlecenia przechodzą na Klienta w dacie dokonania pełnej płatności za dane Zlecenie.
13. W przypadku tłumaczenia uwierzytelnionego, gdy tłumaczony dokument nie zostanie dostarczony BTMT przez Klienta w oryginale, tłumaczenie w formule poświadczającej zawierać będzie informację o wykonaniu tłumaczeniu na podstawie kopii. 
14. W przypadku nadania przez BTMT dokumentów objętych Zleceniem przesyłką kurierską na życzenie Klienta, Klient zobowiązany jest pokryć koszty wysyłki.

§4 Zasady wykonywania tłumaczeń ustnych

1. Podstawą rozliczenia jest godzina wykonywanego Zlecenia (tłumaczenia). 
2. Czas pracy jest liczony od momentu pojawienia się tłumacza w określonym miejscu i o określonej godzinie (zgodnie z ustaleniami dokonanymi w tym zakresie pomiędzy BTMT a Klientem) do momentu, gdy zostanie on poinformowany przez Klienta o zakończeniu realizacji Zlecenia, a tym samym o możliwości opuszczenia miejsca jego wykonywania. 
3. Jeżeli Klient poinformował BTMT, że tłumaczenie będzie trwało określoną liczbę godzin, a faktyczny czas wykonywania Zlecenia był krótszy, Klient zobowiązany jest do zapłaty na rzecz BTMT całkowitej ustalonej kwoty, tj. bez pomniejszania jej ze względu na krótszy niż pierwotnie zakładany czas realizacji Zlecenia.
4. Klient jest zobowiązany poinformować BTMT o tematyce i charakterze Zlecenia oraz dostarczyć wszystkie dostępne i niezbędne dokumenty, dzięki którym tłumacz będzie w stanie odpowiednio przygotować się do realizacji Zlecenia. 

§5 Poufność

1. BTMT zobowiązuje się do ochrony wszystkich dokumentów i informacji przekazanych BTMT przez Klienta w związku z każdym Zleceniem.
2. BTMT ujawniać będzie dokumenty i informacje przekazane przez Klienta na rzecz swoich wykonawców, tj. tłumaczy będących zewnętrznymi dostawcami usług, w tym dla celów wyceny Zlecenia i ustalenia możliwego terminu jego wykonania.
3. BTMT zobowiąże swoich wykonawców do zachowania poufności w takim samym zakresie, jaki wynika z niniejszego Regulaminu.

§6 Wyłączenie odpowiedzialności

• BTMT nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia i usterki spowodowane przyczynami niezależnymi od biura, takimi jak awarie sprzętu, problemy natury teleinformatycznej, przerwy w dostawie elektryczności lub innych mediów itp.
• BTMT nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie dokumentów powierzonych operatorom pocztowym lub firmom kurierskim.

§7 Reklamacje

1. Po zakończeniu realizacji Zlecenia w zakresie tłumaczenia pisemnego BTMT dostarcza ostateczną wersję tłumaczenia za pomocą korespondencji mailowej lub w innej uprzednio ustalonej z Klientem formie. Klient jest zobowiązany do zweryfikowania tłumaczenia oraz bezzwłocznego zgłoszenia ewentualnych uwag lub wątpliwości.
2. Niezgłoszenie przez Klienta żadnych uwag odnośnie do Zlecenia w terminie 14 (czternastu) dni od daty jego ukończenia stanowić będzie przyjęcie Zlecenia przez Klienta bez zastrzeżeń.
3. BTMT zobowiązuje się do bezpłatnej korekty błędów wskazanych przez Klienta w terminie określonym w punkcie 2 powyżej. Termin wykonania korekty zostanie ustalony przez Strony w dobrej wierze, z uwzględnieniem zakresu zmian i objętości tekstu.
4. Reklamacja nie zostanie przyjęta w zakresie, w jakim dotyczy jedynie użycia terminów poprawnych, lecz odmiennych od oczekiwań lub wewnętrznych standardów/praktyk Klienta, chyba że Klient na etapie dokonywania ustaleń dotyczących realizacji Zlecenia wyraźnie przekazał wytyczne w tym zakresie (np. w formie glosariusza lub listy terminów wymaganych / akceptowalnych).
5. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin płatności ani na cenę realizacji Zlecenia.  
6. BTMT nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne występujące w tłumaczonym dokumencie źródłowym, chyba że zakres Zlecenia i ustalona za jego wykonanie cena obejmują usuwanie / poprawianie błędów występujących w dokumencie źródłowym.

§8 Zasady dotyczące płatności

1. W przypadku osób prawnych płatność za wykonanie Zlecenia dokonywana jest na podstawie faktury VAT wystawionej przez BTMT. 
2. W przypadku osób fizycznych, które oczekują wystawienia faktury, Klient jest zobowiązany poinformować BTMT przed wystawieniem paragonu o potrzebie wydania faktury. W przypadku późniejszego poinformowania, BTMT nie będzie w stanie wystawić faktury.

3. BTMT akceptuje następujące formy płatności: (i) gotówka; (ii) przelew bankowy; (iii) karta płatnicza/kredytowa; oraz (iv) BLIK. 
4. W przypadku przekroczenia terminu płatności BTMT zastrzega sobie prawo do naliczenia odsetek w wysokości wynikającej z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. 
5. Termin płatności będzie ustalany każdorazowo przed przyjęciem Zlecenia. W przypadku Klientów przekazujących BTMT kolejne Zlecenie, będzie do niego znajdować zastosowanie termin płatności ustalony pomiędzy BTMT a Klientem w odniesieniu do poprzedniego Zlecenia / poprzednich Zleceń, chyba że Strony wyraźnie postanowią inaczej.
6. W przypadku braku dokonania ustalonej pomiędzy BTMT a Klientem przedpłaty lub płatności zaliczki w określonym terminie, BTMT zastrzega sobie prawo do odmowy lub wstrzymania realizacji Zlecenia.

§9 Postanowienia końcowe

1. BTMT i Klient zobowiązują się do polubownego rozwiązywania ewentualnych sporów.
2. W przypadku braku polubownego rozstrzygnięcia, sądem właściwym do rozstrzygania sporów będzie sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę BTMT. 
3. Do kwestii nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.