Tłumaczenie przysięgłe jest dokumentem o charakterze urzędowym, sporządzanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości. Wykorzystywane jest w postępowaniach administracyjnych, sądowych i w obrocie międzynarodowym. Wiele osób zastanawia się, czy taki dokument ma określony termin ważności i czy po upływie czasu konieczne jest wykonanie nowego przekładu. Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od rodzaju dokumentu i wymagań instytucji, do której jest on przedkładany.
Spis treści:
Czy tłumaczenie przysięgłe ma termin ważności?
Polskie przepisy prawa nie wskazują ogólnego terminu ważności tłumaczenia przysięgłego. Sam przekład nie traci swojej mocy wraz z upływem czasu, ponieważ potwierdza zgodność treści z dokumentem okazanym tłumaczowi w chwili sporządzenia tłumaczenia. Z prawnego punktu widzenia tłumaczenie stanowi wierne odzwierciedlenie określonego dokumentu w jego konkretnej wersji i nie podlega automatycznemu przedawnieniu.
Należy jednak odróżnić brak ustawowego terminu ważności od wymogów proceduralnych stosowanych przez instytucje. W praktyce administracyjnej często pojawia się pojęcie aktualności dokumentu. Oznacza ono, że organ przyjmujący dokument może wymagać, żeby został on wydany w określonym czasie przed złożeniem wniosku. W takiej sytuacji istotna jest data wystawienia dokumentu źródłowego, a nie data sporządzenia tłumaczenia.
Jeżeli dokument oryginalny jest bezterminowy i nie uległ zmianie, tłumaczenie przysięgłe zachowuje swoją moc niezależnie od czasu, który upłynął od jego sporządzenia. W przypadku dokumentów o ograniczonej ważności kluczowe znaczenie ma zgodność z wymaganiami konkretnej instytucji. Brak aktualności dokumentu źródłowego może skutkować koniecznością przedłożenia nowego dokumentu wraz z nowym tłumaczeniem.
Kiedy należy zaktualizować tłumaczenie przysięgłe?
Konieczność wykonania nowego tłumaczenia pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy zmianie uległ dokument oryginalny. Tłumacz przysięgły sporządza przekład konkretnej wersji dokumentu, która została mu okazana. Jeżeli wydano nowy odpis aktu, nowe zaświadczenie lub dokument zawierający zaktualizowane dane, wcześniejsze tłumaczenie nie obejmuje tej nowej treści.
Dotyczy to w szczególności dokumentów, które mają określony okres ważności, takich jak zaświadczenia o niekaralności, dokumenty rejestrowe, zaświadczenia urzędowe i dokumenty potwierdzające stan cywilny. Jeżeli instytucja wymaga dokumentu wystawionego niedawno, konieczne będzie wykonanie tłumaczenia nowej wersji.
Aktualizacja nie polega na nanoszeniu poprawek do istniejącego tłumaczenia. Każda zmiana w dokumencie źródłowym wymaga sporządzenia odrębnego przekładu, który zostanie opatrzony nową datą i numerem repertorium.
Jak instytucje sprawdzają tłumaczenie przysięgłe?
Weryfikacja tłumaczenia przysięgłego przez instytucje odbywa się przede wszystkim na poziomie formalnym. Sprawdzana jest obecność podpisu i pieczęci tłumacza przysięgłego, numer repertorium, data sporządzenia przekładu i informacja o rodzaju dokumentu, na podstawie którego sporządzono tłumaczenie. Elementy te potwierdzają, że dokument został wykonany przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia i został wpisany do repertorium czynności tłumacza przysięgłego.
Numer repertorium ma szczególne znaczenie dowodowe, ponieważ umożliwia identyfikację konkretnej czynności tłumacza i powiązanie jej z dokumentacją prowadzoną zgodnie z przepisami. W razie wątpliwości instytucja może zwrócić się do tłumacza o potwierdzenie autentyczności sporządzonego przekładu.
Oprócz weryfikacji formalnej organy administracyjne oceniają też aktualność dokumentu źródłowego i jego zgodność z wymaganiami proceduralnymi. W niektórych przypadkach mogą obowiązywać dodatkowe wymogi dotyczące formy dokumentu, jego legalizacji lub opatrzenia klauzulą apostille. W takich sytuacjach nawet prawidłowo sporządzone tłumaczenie może okazać się niewystarczające, jeżeli nie spełniono innych warunków formalnych związanych z obrotem dokumentami.
W praktyce oznacza to, że ocena tłumaczenia przysięgłego nie ogranicza się wyłącznie do treści przekładu, ale obejmuje też kontekst prawny i proceduralny, w jakim dokument jest wykorzystywany.
Co jeśli dokument oryginalny uległ zmianie?
Jeżeli dokument został zmodyfikowany, poprawiony lub wydany ponownie, wcześniejsze tłumaczenie nie obejmuje wprowadzonych zmian. Tłumacz przysięgły potwierdza zgodność przekładu z konkretną wersją dokumentu, którą miał do dyspozycji w momencie sporządzania tłumaczenia. Nawet niewielka zmiana w treści dokumentu oznacza, że wcześniejszy przekład nie odzwierciedla już aktualnego stanu faktycznego. W takiej sytuacji konieczne jest wykonanie nowego tłumaczenia. Nie jest dopuszczalne dopisywanie nowych informacji ani częściowa modyfikacja istniejącego przekładu, ponieważ naruszałoby to integralność dokumentu urzędowego.
Kiedy tłumaczenie może zostać uznane za nieważne?
Tłumaczenie przysięgłe nie staje się nieważne wyłącznie z powodu upływu czasu. Może jednak zostać zakwestionowane w określonych sytuacjach. W pierwszej kolejności należy odróżnić pojęcie nieważności od braku aktualności. Nieważność odnosi się do wad formalnych lub naruszenia zasad sporządzania dokumentu, a brak aktualności dotyczy sytuacji, w której dokument źródłowy nie spełnia wymogów czasowych określonych przez instytucję.
Tłumaczenie może zostać uznane za nieważne, jeżeli nie zawiera wymaganych elementów formalnych, takich jak podpis, pieczęć i numer repertorium. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku uszkodzenia dokumentu, które narusza jego integralność, na przykład, gdy brakuje stron lub gdy treść została zmieniona po sporządzeniu przekładu.
Zakwestionowanie tłumaczenia może nastąpić też wtedy, gdy dokument źródłowy utracił ważność albo został zastąpiony nową wersją. W takim przypadku wcześniejsze tłumaczenie nie odzwierciedla już aktualnego stanu faktycznego i nie może być wykorzystane w postępowaniu. Dotyczy to w szczególności dokumentów wymagających aktualnych danych, takich jak odpisy rejestrów, zaświadczenia i dokumenty potwierdzające określony status prawny.
W praktyce odmowa przyjęcia tłumaczenia przez urząd nie zawsze oznacza jego formalną nieważność w sensie prawnym, ale może wynikać z niespełnienia wymogów proceduralnych. Dlatego przed złożeniem dokumentów warto upewnić się, jakie kryteria obowiązują w danym postępowaniu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której konieczne będzie ponowne uzyskanie dokumentu i sporządzenie nowego tłumaczenia.
Podsumowanie
Tłumaczenie przysięgłe nie posiada ustawowo określonego terminu ważności. Zachowuje ono swoją moc tak długo, jak długo dokument źródłowy pozostaje aktualny i nie uległ zmianie. W wielu przypadkach decydujące znaczenie mają jednak regulacje instytucji, do której składany jest dokument.
Przed złożeniem tłumaczenia warto upewnić się, czy dana instytucja nie wymaga dokumentu wystawionego w określonym czasie. W razie wątpliwości najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest konsultacja z tłumaczem przysięgłym, który oceni, czy dotychczasowy przekład pozostaje wystarczający, czy konieczne jest sporządzenie nowej wersji.