Апостиль — це поняття, яке часто з’являється в контексті іноземних документів, легалізації та присяжних перекладів. Хоча для багатьох воно звучить незвично, на практиці це базовий механізм, що полегшує міжнародний обіг документів. У цій статті ми пояснюємо, що саме являє собою відмітка «apostille», коли вона потрібна, як її отримати та чим вона відрізняється від традиційної легалізації документів.
Якщо вам потрібна підтримка в цьому питанні, наша компанія пропонує комплексну допомогу в отриманні апостиля.
Table of Contents
Що таке апостиль?
Апостиль — це офіційне засвідчення, яке підтверджує справжність підпису, печатки або штампа, що містяться на офіційному документі. Це уніфікована форма, яка дозволяє визнати документ в іншій країні без необхідності проводити багатоетапну процедуру легалізації. Апостиль запроваджено на підставі Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року, метою якої було спростити обіг документів між державами-учасницями. Завдяки відмітці «apostille» документ, виданий в одній країні, може бути без перешкод прийнятий в іншій, якщо обидві держави є сторонами конвенції. Бланк апостиля містить низку офіційних відомостей, проставляється уповноваженим органом у країні походження документа і має на меті забезпечити його достовірність за кордоном.
Апостиль і легалізація — у чому різниця?
Різниця між апостилем і легалізацією стосується передусім процедури та кола держав, у яких документ має бути використаний. Апостиль є спрощеною формою засвідчення, що діє у відносинах між державами — учасницями Гаазької конвенції 1961 року. У такому разі достатньо одного засвідчення, щоб документ було визнано за кордоном. Натомість легалізація документів — це більш розгорнута процедура, яку застосовують у відносинах із державами, що не підписали конвенцію. Вона вимагає отримання кількох послідовних засвідчень, зазвичай спочатку в національному органі (наприклад, у Міністерстві закордонних справ), а потім — в посольстві або консульстві держави, у якій документ має бути використаний. Легалізація може бути тривалою та коштовною, тому за можливості рекомендується користуватися процедурою апостилізації, якщо існують для цього правові підстави.
Як виглядає відмітка апостиль?
Апостиль — це спеціальна відмітка у формі уніфікованого бланка, призначена для підтвердження автентичності офіційного документа.
Цей бланк містить чітко визначені елементи:
- назву держави, яка видає апостиль;
- ім’я та прізвище, а також посаду особи, що підписала документ;
- повну назву установи, у якій видано документ;
- місце і дату проставлення апостиля;
- офіційну печатку або штамп органу, що проставляє апостиль;
- власноручний підпис відповідальної особи, яка видала апостиль;
- реєстраційний номер, внесений до відповідного реєстру;
- інформацію про державу, в якій документ має бути визнаний.
Клаузула апостиль має стандартизоване графічне оформлення відповідно до додатка до Гаазької конвенції та зазвичай проставляється безпосередньо на звороті документа або на окремому, але приєднаному аркуші. Для електронних документів вона може набувати цифрової форми, засвідченої кваліфікованим електронним підписом.
Коли потрібен апостиль?
Апостиль потрібен тоді, коли офіційний документ має бути поданий в іншій державі, що є стороною Гаазької конвенції 1961 року. Завдяки апостилю документ набуває міжнародної юридичної сили, що дозволяє використовувати його без додаткової легалізації. Ця відмітка часто є необхідною в різних життєвих, професійних та адміністративних ситуаціях.
Йдеться, зокрема, про такі випадки:
- укладання шлюбу за кордоном, коли орган РАЦС вимагає свідоцтво про народження або довідку про сімейний стан;
- вступ на навчання чи працевлаштування в іншій країні, коли потрібно подати дипломи, свідоцтва й довідки, що підтверджують кваліфікацію;
- ведення судових справ, наприклад спадкових, справ про розлучення або пов’язаних з опікою над дітьми;
- реєстрація компанії чи транспортного засобу, що може вимагати довіреностей, нотаріальних актів та інших документів;
- подання документів у процесах рекрутингу, в установах та міграційних органах;
- відкриття банківських рахунків за кордоном або придбання нерухомості.
На практиці відсутність апостиля може призвести до відхилення документа іноземною установою, тож варто завчасно підготуватися до будь-якої дії, що передбачає подання документів за межами держави.
Для яких документів потрібен апостиль?
Найчастіше за кордоном подаються наступні документи, що потребують апостиля:
- свідоцтва про народження, шлюб і смерть — необхідні під час укладання шлюбу, подання на громадянство та у спадкових справах;
- нотаріальні акти та довіреності — потрібні при правових і комерційних угодах;
- дипломи, свідоцтва та довідки — застосовуються під час вступу на навчання, підтвердження професійних умінь і працевлаштування;
- судові та адміністративні документи — вироки, ухвали судів і адміністративні рішення;
- реєстраційні документи компаній — витяги з реєстру, наприклад з KRS у Польщі, статути, укладення міжнародних контрактів.
Зверніть увагу, що перелік документів, які потребують апостиля, може відрізнятися залежно від країни, мети використання та вимог конкретної іноземної установи. Тому перед початком процедури варто перевірити вимоги адресата документа.
У разі сумнівів можна звернутися до нашого бюро — ми допоможемо визначити, які документи слід підготувати, і пояснимо, як проходить уся процедура.
Для яких документів не потрібен апостиль?
Деякі документи не потребують апостиля. Це випливає з регламенту ЄС, метою якого є полегшення транскордонного визнання публічних документів у державах-членах ЄС. Регламент охоплює, зокрема, документи, що підтверджують сімейний стан, академічні кваліфікації та місце проживання. Крім того, якщо документ має неофіційний (приватний) характер або стосується виключно внутрішніх, національних справ, немає потреби його засвідчувати апостилем. Водночас щоразу варто перевіряти, чи установа-одержувач все ж не вимагає такого засвідчення. Вимоги можуть відрізнятися залежно від країни та характеру справи.
Хто проставляє апостиль і на якій підставі?
У Польщі органом, уповноваженим до проставлення апостиля, є Міністерство закордонних справ (МЗС), зокрема Консульський департамент. Втім, МЗС не є єдиним органом, який має право видавати відмітку «apostille». Залежно від виду документа, компетентними установами можуть бути також:
- Національне агентство академічних обмінів (NAWA) — для дипломів про закінчення навчання, свідоцтв, залікових книжок (індексів) і документів закладів вищої освіти;
- Міністерство культури та національної спадщини — для мистецьких дипломів і документів художніх шкіл;
- Міністерство освіти і науки — для свідоцтв, виданих школами;
- Воєводські кураторії освіти — для свідоцтв про закінчення школи та про переведення до наступного класу;
- Окружні екзаменаційні комісії — для документів державних іспитів.
Кожна з цих установ проставляє апостиль лише на тих документах, що належать до сфери її компетенції. Зазначені інституції діють на підставі Гаазької конвенції та національних правових норм щодо засвідчення документів, призначених для міжнародного обігу.
Як отримати апостиль у Польщі?
Щоб отримати апостиль у Польщі, необхідно:
- Заповнити заяву (доступна онлайн або в офісі МЗС) — формуляр містить персональні дані заявника, відомості про документ та мету його використання.
- Підготувати оригінал документа — це має бути офіційний документ, виданий уповноваженою установою.
- Сплатити державний збір — стандартна оплата за проставлення апостиля становить 60 злотих за один документ. Якщо подається кілька документів, оплата здійснюється окремо за кожен.
- Подати документ особисто або надіслати поштою до МЗС у Варшаві — можна скористатися кур’єром або послугами професійного представника. У деяких випадках документи приймають через пункт обслуговування клієнтів МЗС.
- Після подання та підтвердження автентичності документа, установa вносить запис до реєстру та проставляє відмітку «apostille». Готовий документ можна забрати особисто або замовити відправлення на вказану адресу.
За потреби можна скористатися допомогою професійних посередників. Бюро Перекладів MT пропонує підтримку в оформленні формальностей, заощаджуючи час і мінімізуючи ризик формальних помилок.
Скільки коштує і скільки триває отримання апостиля?
Вартість проставлення апостиля становить 60 злотих за документ, що робить цю послугу відносно доступною, особливо порівняно з більш складною та дорогою процедурою легалізації. Цей збір стягується незалежно від виду документа, який має бути засвідчений.
Строк очікування на отримання апостиля становить до 30 днів від дати надходження заяви до Міністерства закордонних справ. На практиці багато заяв розглядають швидше, однак офіційний адміністративний термін виконання цієї послуги — 30 днів. Після засвідчення документи надсилаються заявникові листом лише на адреси в Польщі, країнах ЄС, а також в Ісландії, Ліхтенштейні, Норвегії та Швейцарії. Якщо у заяві зазначено уповноваженого представника на території Польщі, документ буде надіслано на його адресу.
Ці строки варто враховувати під час планування виїзду, початку роботи чи навчання за кордоном. Для тих, кому документи потрібні терміново, рекомендується особисто подати заяву або скористатися послугами посередника, який зможе здійснити процедуру в прискореному порядку.
Чи має апостиль строк дії?
Відмітка «apostille» як така не має формального строку дії. Її проставляють одноразово, і вона не протерміновується, тобто залишається чинною доти, доки чинним є сам документ. Втім, на практиці придатність апостиля залежить від мети використання документа та вимог іноземних установ, які можуть очікувати актуальних документів — особливо щодо актів цивільного стану, довідок про несудимість і документів, що підтверджують правовий або професійний статус. Тому зазвичай рекомендують, щоб документи з апостилем на момент подання були не старші ніж 3–6 місяців. У деяких країнах вимагають документи, видані навіть протягом останніх 30 днів. Перед поданням доцільно зв’язатися з установою-одержувачем і уточнити прийнятні терміни дійсності документів.
Де оформлюють апостиль?
Запит можна подати:
- особисто — у офісі Міністерства закордонних справ у Варшаві, де працює пункт обслуговування клієнтів, що приймає запити у робочий час установи. Рекомендується заздалегідь перевірити графік та правила прийому відвідувачів;
- поштою — надіславши документи на адресу МЗС разом із заповненою заявою та підтвердженням сплати державного збору. Відправлення має бути зареєстрованим, а документи — належно захищені від пошкоджень;
- онлайн — через платформу ePUAP, доступну лише для окремих офіційних документів; потрібен профіль довіри або кваліфікований підпис. Заявник має додати скани документів і заповнити електронну форму.
Залежно від способу подання заяви можливі відмінності у строках розгляду. У разі сумнівів варто звернутися на інфолінію МЗС або скористатися допомогою бюро перекладів, яке надає послуги посередництва.
Коли потрібен апостиль, виданий іноземною країною?
Якщо громадянин Польщі подає іноземний документ у Польщі, цей документ повинен мати відмітку апостиль, проставлену органом у країні походження. Така відмітка підтверджує автентичність документа і дозволяє польським установам визнати його без додаткових формальностей. За відсутності апостиля необхідно пройти класичну процедуру легалізації, яка зазвичай передбачає засвідчення документа компетентним національним органом, а потім — посольством або консульством Польщі.
Варто підкреслити, що деякі установи в Польщі можуть додатково вимагати присяжний переклад документа. Тому перед поданням доцільно проконсультуватися з органом або судом, який прийматиме документ, аби уникнути затримок і необхідності додаткових доповнень.
Апостиль і присяжні переклади — що потрібно знати?
Документ з апостилем часто потребує перекладу, особливо якщо його потрібно подати до урядового органу, суду чи іншої установи. У такому разі слід звернутися до присяжного перекладача, який підготує засвідчений переклад відповідно до вимог формальної процедури.
Присяжний перекладач передає зміст документа із збереженням його структури та макета. Такі переклади мають бути точними, відповідати оригіналу і бути скріплені печаткою та підписом присяжного перекладача, що надає їм юридичної сили. Варто звернути увагу, що деякі установи можуть вимагати переклад, виконаний перекладачем, внесеним до реєстру Міністерства юстиції.
Професійна допомога забезпечує правильне оформлення й безперешкодне прийняття документа.
Потрібен апостиль або легалізація документа?
У Бюро Перекладів MT ми пропонуємо комплексну послугу з оформлення апостиля та легалізації документів, що охоплює всі етапи процесу: від аналізу документів і консультацій щодо необхідних формальностей до комунікації з компетентними установами. Ми також забезпечуємо присяжні переклади, виконані досвідченими перекладачами, внесеними до реєстру Міністерства юстиції. Обслуговуємо приватних клієнтів і компанії, дбаючи про своєчасність, відповідність законодавству та повну безпеку документації.
Зв’яжіться з нами — ми відповімо на всі запитання, пояснимо процедури та оперативно проведемо вас через увесь процес легалізації або отримання апостиля.
Підсумок — що варто запам’ятати про апостиль?
Ось кілька фактів, які варто запам’ятати про апостиль:
- це спрощена форма засвідчення офіційних документів, що дозволяє визнавати їх за кордоном без тривалої консульської легалізації;
- діє між понад 120 країнами — сторонами Гаазької конвенції 1961 року;
- проставляється уповноваженим національним органом (у Польщі — Міністерством закордонних справ);
- підтверджує автентичність підпису, печатки та офіційний характер документа;
- є необхідним у адміністративних, судових, освітніх та професійних справах за кордоном;
- у багатьох випадках документ також потребує присяжного перекладу, щоб іноземна установа його прийняла.
Скористайтеся нашою допомогою. Бюро Перекладів MT — надійний партнер у питаннях міжнародних документів. Ми швидко й безпечно оформимо для вас апостиль і виконаємо професійний присяжний переклад — в одному місці, без стресу й зайвих формальностей.